giovedì 29 settembre 2011

Sistema informatiCO e sistema informatiVO


La mancanza di chiarezza sulla differenza tra i due concetti è alla base di molte delle errate aspettative e degli investimenti IT insoddisfacenti delle piccole imprese (e a volte non solo delle piccole).

E' un caso frequentissimo.
Molto spesso l'incipit suona più o meno così: "Abbiamo comprato l'anno scorso questo nuovo software di fatturazione. Anche i nostri concorrenti lo usano, sono tutti contenti - ma qui da noi produce errori su errori. Forse ce ne serve uno migliore...". 

Prendiamo in prestito la definizione pubblicata su Wikipedia (grassetti colorati nostri - licenza CC BY-SA):
Il sistema informativo è costituito dall'insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un'azienda durante l'esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse, sia umane, sia tecnologiche, coinvolte.
Non va confuso con il sistema informatico, che indica la porzione di sistema informativo che fa uso di tecnologie informatiche e automazione.

Insomma: qualsiasi azienda ha per sua stessa natura sempre avuto un sistema informatiVo, molto prima dell'invenzione dell'informatica. La tecnologia e le soluzioni IT consentono di aggiungere efficienza (rapidità, precisione, sicurezza) ad alcune parti di esso. Non lo sostituiscono.

Il nostro sembra un banale, anzi pedante, esercizio scolastico. Ma nell'esperienza quotidiana d'azienda - soprattutto se piccola - si riscontra il contrario.

L'errore che troppo spesso si compie è quello di aspettarsi che la "competenza di merito" inclusa in un sistema informatiCo acquistato possa essere ereditata, assorbita all'indietro nel sistema informatiVo dell'azienda che lo adotta, che di suo ne sarebbe scarsa o priva.

Ciò succede raramente, e mai per caso.

Facciamo un paio di esempi pratici.

Come primo tema consideriamo la parte di sistema informatiVo riguardante la contabilità clienti: raccolta ordini, emissione conferme, bollettazione, fatturazione. A proposito di ciò sono disponibili sistemi informatiCi decisamente consolidati (leggasi qualitativi).
Andrà incontro a soddisfazioni l'azienda che dispone a monte di risorse umane dotate delle opportune competenze amministrative, cioè di personale capace di "fare funzionare tutto con carta penna e calcolatrice": è molto probabile che l'adozione di un sistema IT specializzato in contabilità clienti, supportato da un normale periodo di familiarizzazione con lo strumento, aumenti enormemente l'efficienza del reparto.
Se invece siamo in presenza di risorse umane digiune di normativa amministrativa, non motivate al tipo di lavoro, o altro, l'adozione di una soluzione IT peggiorerà anziché migliorare la situazione: quel sistema non sarà pensato per l'apprendimento della legge IVA, le persone che lo utilizzano continueranno a compiere tutti o quasi gli errori di prima, e questi si riveleranno più dannosi proprio a causa della efficienza comunicativa del nuovo sistema.

Come secondo esempio consideriamo un tema molto più "moderno": l'e-commerce.
Esistono sistemi di web marketing ed e-commerce dalle capacità assolutamente strabilianti, e si moltiplicano ogni giorno i casi di aziende che, adottandoli, raggiungono successi significativi.
Tuttavia aspettarsi che un sistema informatiCo specializzato in e-commerce generi "da solo" un incremento di business è sostanzialmente equivalente ad aspettarsi che una nuova rete di vendita (nel senso classico: capi area, agenti...) produca utili sulla base della sola documentazione di prodotto e dei listini.
Così come per l'organizzazione di vendita classica, anche per l'"organizzazione di vendita elettronica" (un sistema e-commerce, appunto) sono necessarie decisioni di marketing e di indirizzo commerciale, e queste non potranno che provenire dal sistema informatiVo aziendale - posto che in esse siano presenti. Non sarà certo un nuovo sistema di e-commerce ad insegnare all'azienda a vendere con maggiore efficienza i propri particolari prodotti ai propri specifici clienti - se così fosse, il fornitore IT non sarebbe tale, ma un concorrente.

Riassumendo e concludendo: molti casi di insoddisfazione (o di vero e proprio fallimento) a seguito dell'introduzione di nuovi sistemi informatiCi in azienda hanno radice in errate aspettative.
La tecnologia IT apre opportunità enormi, ma per sfruttarle positivamente è prima necessario che le persone coinvolte abbiano a disposizione le competenze di business specifiche del caso.

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